Como organizar reuniões mais acessíveis?

Muitas equipes que trabalham de maneira remota precisam se falar diariamente para alinhar assuntos e objetivos de trabalho. Ao pensar em como tornar as experiências virtuais mais inclusivas, é fundamental a organização dos encontros considere os recursos de acessibilidade para não impor barreiras de participação às pessoas com deficiência.

Nessa matéria, listamos uma série de práticas recomendadas para agendar e hospedar reuniões virtuais de forma a proporcionar uma boa experiência para todas as pessoas participantes. Confira!

Tem material? Que tal fornecê-lo com antecedência?

Compartilhar materiais de apresentação que possam ser utilizados durante a reunião com as pessoas convidadas e certificar-se de que sejam acessíveis é um ótimo passo para acessibilidade. Ferramentas como o Verificador de Acessibilidade da Microsoft podem ser um bom lugar para determinar se os seus documentos do Excel, Word, Power Point ou de outros aplicativos são acessíveis. Usar recursos complementares para garantir o acesso, como audiodescrição de conteúdos, também pode ser fundamental para que algumas pessoas consigam compreender o intuito da reunião.

Adicione um número de discagem a todas as reuniões

Mesmo para reuniões presenciais, incluir um número de discagem pode ser útil se uma pessoa participante não puder estar pessoalmente ou para participantes que têm uma conexão de Internet não confiável.

Considere pessoas em sua reunião que podem estar enfrentando ruído

Pessoas com deficiência visual dependem do áudio dos leitores de tela, portanto, o excesso de ruído deve ser minimizado quando possível. Alguns usuários também podem ser sensíveis a ruídos de zumbido de fundo. Essa dica vale também para a pessoa que está a frente da apresentação/mediação, enquanto a pessoa convidada estiver falando ou em seus momentos de silêncio, convidá-la(o) a contribuir.

Exemplo: E você [nome da pessoa] o que pensa sobre as ações de inclusão e quais práticas entende serem importantes

Como forma de conectar a pessoa convidada ao assunto.

Garanta que as vozes sejam ouvidas e compreendidas

Pessoas com deficiências visuais ou auditivas e que usam leitores de tela ou têm o apoio de intérpretes de libras podem não conseguir acompanhar o conteúdo compartilhado. Ao compartilhar uma tela, é útil também discutir verbalmente o material para que todas as pessoas tenham a oportunidade de acessar e compreender as informações que estão sendo compartilhadas.

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Uso do chat

Em algumas plataformas, os leitores de tela leem os comentários no chat em voz alta, o que pode abafar a conversa. As pessoas anfitriãs da reunião podem designar aos participantes para quem enviem mensagens em particular e pedir que ela leia os chats no momento apropriado.

Identifique-se antes de falar

As pessoas anfitriãs podem encorajar os participantes a se identificarem antes de falar em reuniões com pessoas convidadas com deficiência visual. Ser objetiva na descrição também facilita o entendimento.

Exemplo: Olá, sou a(o), [seu nome], uma pessoa [característica física - pele/raça, cabelo, cor dos olhos, outras identificações], estou usando roupa [modelo e cor], estou num ambiente [características do local de onde realiza a reunião ou descrição do fundo de tela]. Diga sua função naquele contexto [cargo, empresa ou papel na reunião - mediação/palestrante].

Como utilizar os recursos de Destacar e Fixar usuários

As pessoas anfitriãs podem destacar os vídeos do intérprete de libra e da pessoa palestrante para que as pessoas convidadas as vejam, não importa quem esteja falando. Esse recurso pode ser usado para destacar intérpretes de libras de forma que seus vídeos sejam facilmente localizados em grandes reuniões. As pessoas anfitriãs também podem permitir que as pessoas participantes fixem vários vídeos na sua própria exibição personalizada.

Ao usar vídeos ou imagens

Cuidados importantes como usar vídeos com descrição em áudio sobre o contexto (deficiência visual), ou com legendas (deficiência auditiva), ou até com intérprete de libras. Para imagens, descrever o conteúdo da foto/desenho ou da apresentação em PPT.

Dicas como essas garantem que sua reunião seja confortável e colaborativa para todas as pessoas. Que tal aplicar na sua empresa?

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